Información RGPD

2. Nuestras obligaciones como encargado

• Tratar los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas y para prestarte el servicio, nunca para fines propios.
• Garantizar la confidencialidad de quienes acceden a los datos y aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo (aislamiento por óptica, acceso clínico por rol, auditoría, cifrado en tránsito y en reposo).
• Asistirte para responder a los derechos de tus pacientes y para cumplir tus obligaciones de seguridad y de notificación de brechas.
• Notificarte sin dilación indebida cualquier violación de seguridad que afecte a tus datos.
• A la finalización del servicio, devolverte o suprimir los datos según elijas, salvo que la ley exija conservarlos.

3. Datos de salud

Las graduaciones y los datos clínicos son categorías especiales de datos (art. 9 RGPD). En OptoCRM su acceso está reservado a los roles clínicos (propietario, gerente y óptico); el resto del equipo ve solo el mínimo necesario para atender el pedido. Tanto las lecturas como los cambios de datos sensibles quedan en un registro de auditoría inalterable.

4. Subencargados

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores de infraestructura que actúan como subencargados, con contrato y obligaciones equivalentes a las nuestras. Los datos de tus clientes y pacientes —la base de datos, los documentos y las copias de seguridad— se tratan en servidores ubicados en la Unión Europea.

Hay una excepción, que te contamos por transparencia: la supervisión de errores técnicos de la aplicación usa un proveedor que puede tratar esos avisos fuera del Espacio Económico Europeo (en Estados Unidos). Está configurado para no recibir datos de pacientes ni el contenido de lo que escribes: recibe el tipo de error, la pantalla en la que ocurrió y la versión de la aplicación. Esa transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o, cuando el proveedor esté adherido, en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Podemos facilitarte la relación actualizada de subencargados a petición.

5. Inteligencia artificial

OptoCRM se apoya en un modelo de inteligencia artificial en varias funciones, todas opcionales y todas con la misma regla: el modelo propone y la persona decide. Puedes usar OptoCRM entero sin ninguna de ellas, y la ayuda por IA puede quedar desactivada en la instalación.

Redactar el texto de una campaña. El modelo recibe la descripción de la lista a la que vas a escribir («clientes con un encargo pendiente de retirar»), el nombre de tu óptica y el canal: nunca los datos de tus clientes, ni sus nombres, ni sus direcciones, ni por supuesto sus graduaciones. La personalización se hace después, ya en tu servidor, con las variables de la plantilla. Lo que el modelo devuelve es siempre un borrador: aparece en el formulario y no sale de ahí hasta que una persona lo lee y pulsa enviar.

Preparar una visita en el mostrador. Quien te atiende puede pedir a OptoCRM hasta tres preguntas para la conversación («¿buscas renovar o tener un segundo par?»), cada una con el motivo por el que aparece y con artículos de la tienda con su precio y su stock. Tu historial de compras, los artículos, los precios, las existencias y las ofertas se consultan y se combinan únicamente en tu servidor. El modelo recibe siempre el mismo catálogo completo de preguntas genéricas, sean cuales sean las que encajen contigo, y sólo propone otra forma de redactarlas: no recibe tu nombre, tu historial, los artículos, los precios ni datos clínicos, y no se le consulta nada clínico ni siquiera en el servidor. Las cifras de tienda que acompañan a una opción («N clientes se lo llevaron en los últimos doce meses») son agregados anonimizados que se calculan en tu servidor y nunca se enseñan por debajo de cinco clientes distintos; tampoco viajan al modelo. Preparar una visita no cambia tu pedido ni aplica ninguna promoción, y la óptica puede desactivar la función entera desde sus ajustes.

Redactar los argumentos de venta de un artículo. Para documentar por qué un artículo es ligero o resistente, el modelo puede proponer un borrador a partir de la ficha del artículo (marca, modelo, familia, material, descripción del proveedor): sin precios y sin ningún dato de clientes. Se descarta lo que invente una cifra, prometa salud o hable de precio, y no se publica nada hasta que una persona lo revisa, lo firma y lo guarda.

Preguntar por tus cifras en lenguaje natural. En Estadísticas puedes escribir una pregunta («¿cuántos clientes que tocaban revisión en marzo no han vuelto?») y el modelo elige, de una lista cerrada, qué consulta hay que ejecutar. Aquí conviene hilar fino, porque un «no se envía nada» sería cómodo y no sería cierto:

• No viaja ninguna fila de tu base de datos. El modelo no ve un cliente, ni una factura, ni una graduación — y tampoco ve el resultado: sólo dice qué consulta ejecutar, y la cifra la calcula después tu propio servidor. No hay ningún número en el viaje, ni de ida ni de vuelta.
• Sí viaja la pregunta, tal y como la escribes. Es texto libre, así que va lo que teclees: si escribes el nombre de un paciente, ese nombre va. No hace falta escribirlo, porque las consultas trabajan por medida, fechas y tienda —nunca por persona—, y nombrar a alguien no hace que se conteste mejor.
• La pregunta queda anotada en tu registro de auditoría, con quién preguntó y cuándo, dentro de tu óptica y como cualquier otro acceso.

En todos los casos el modelo se ejecuta en Amazon Bedrock, en la región de España, dentro de la misma infraestructura europea que el resto del servicio, y no se emplea para entrenar a nadie. No hay ninguna decisión automatizada sobre personas (art. 22 RGPD).

6. Derechos de tus pacientes

Los pacientes ejercen sus derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad) ante ti, que eres el responsable. OptoCRM te lo pone fácil: desde la propia ficha del cliente puedes exportar todos sus datos en un ZIP o suprimirlos conservando solo el mínimo legal (facturación e historia clínica). Todas estas operaciones quedan auditadas.

7. Portabilidad y salida

Puedes exportar en cualquier momento todos los datos de tu óptica desde Ajustes, en ficheros CSV estándar, sin coste ni esperas. No hay ataduras: si decides irte, te llevas todo.

Última actualización: 30 de octubre de 2026.